Le 3 lezioni di comunicazione integrata che ho imparato dalla formazione a distanza.

Hai notato anche tu di aver vissuto il 2020 in un’aula formativa globale? Un’aula di formazione grande come il mondo, ma con i limiti fisici delle 4 mura di casa? Non ci è stato concesso di viaggiare con i 5 sensi, ma in realtà quei 366 giorni ci hanno dato l’occasione di apprendere molte nuove, nuovisssssime lezioni.

Come persona, donna, moglie e madre quest’anno mi sono fermata diverse volte a riflettere. Ho cercato di ragionare su come sarebbero cambiate le cose alla fine dei vari lockdown, su come avrei potuto essere di sostegno, di esempio e di supporto concreto alla mia famiglia.

Come professionista, invece, nel 2020 ho avuto modo di coprire sia la nuova, per me, figura di docente formatrice, sia il ruolo di discente in formazione. Mi hanno insegnato molto sia esser stata “in cattedra” sia al banco.

La formazione ha tante facce e per essere performante ha bisogno di tanto, tanto, taaaaaaaaanto allenamento. A questo punto sento già il tuo applauso sarcastico, della seria, “ma brava, hai scoperto l’acqua calda”.
Vero, infatti, nulla di più ovvio. Ma solo una minoranza dei professionisti era già allenata a tenere lezioni online da remoto. Tutti gli altri, compreso la sottoscritta, hanno dovuto adeguarsi e adattarsi velocemente per riuscire a rispondere altrettanto velocemente alle richieste del mercato.

Mi sono annotata degli appunti facendo esperienza sulla mia pelle, osservando il lavoro altrui e approfondendo qualche dinamica in modo autonomo. Li condivido con te poiché sono sicura che potrai trarne vantaggio anche nelle tue comunicazioni, sia tu abbia un personal brand da far crescere o un’azienda da far conoscere.

Ogni lezione nasce da un errore commesso proprio da me (e l’ho scritto in corsivo).

Lezione 1: Ogni parte del corpo può comunicare fiducia.

Vieni con me in un’aula formativa. Seguimi. Entriamo. Sediamoci di fronte al relatore o alla relatrice. Tutti noi seduti e in ascolto possiamo osservare i suoi movimenti, il suo corpo e il suo linguaggio non verbale. Se ci sorride, se sta in piedi, se ci guarda negli occhi e magari ci fa partecipare con interventi collaborativi probabilmente riusciremo a non distrarci e ne usciremo più acculturati.
Però, sarà difficile per noi partecipanti conoscersi, vedere come ci muoviamo e come ci sentiamo. Riusciremo al massimo a renderci conto chi è nostro vicino di sedia.

Ora, invece, seguiamo una formazione a distanza. Entriamo da un link, inseriamo il nostro nome sulla piattaforma, attiviamo la telecamera e il microfono, e in pochi secondi siamo dentro. Tutti possono quindi subito leggere chi siamo, vedere come siamo vestiti, e percepire il nostro stato d’animo; sia chi tiene la formazione, sia chi è lì per seguirla. Siamo tutti sullo stesso piano.
In questa situazione (un po’ utopistica lo ammetto, poiché i problemi di digital divide rallentano ancora le varie connessioni a distanza) tutti noi possiamo comunicare a tutti con il nostro corpo. E abbiamo la possibilità di comunicare fiducia o chiusura.

Dall’osservazione della mia esperienza ho potuto notare che ero attratta dalla comunicazione di chi riusciva e poteva mostrare più parti del corpo, come le mani e il mezzo busto almeno. Mi apparivano più sciolti, più rilassati, a proprio agio in quel contesto.

Mossa da una “sana” invidia per la capacità espressiva di questi professionisti e professioniste ho capito che più parti del corpo si riesce a mostrare a video, più vantaggi si ha di essere ascoltati. Anche perché, in questo modo si corre meno il rischio di mostrare le proprie debolezze. Se pensi che lo schermo sia un’ottima barriera per nascondere le proprie imperfezioni, dovrai ricrederti! La nostra figura online, infatti, si trova racchiusa in paratesti grafici (il bordo nero del nostro riquadro vicino agli altri partecipanti) che servono per aiutare il nostro interlocutore a seguirci con più facilità. Ma se noi mostriamo pochi elementi di noi, daremo maggiori occasioni per far notare l’agitazione, l’imbarazzo, o il nervosismo che stiamo provando.
Nel mio specifico caso, riguardando la registrazione delle mie formazioni, ho notato che mostravo solo il viso. E quando mi toccavo i capelli o la gola in attesa di iniziare, non stavo facendo altro che esaltare la mia agitazione in quel momento. Non stavo, insomma dando un buon segnale.

La presenza corporea agevola l’apprendimento. Più elementi diamo al nostro pubblico per conoscerci e conoscere l’ambiente in cui ci troviamo più facilmente si fiderà, perché si sentirà libero e accolto nel nostro mondo (daremo così l’idea che non abbiamo niente da nascondere). Viceversa, meno dati ddaremo di noi, più elementi dovrà crearsi.

4 consigli per evitare che il tuo “faccione” diventi motivo di distrazione:

• Non tenere lo schermo del computer o del cellulare troppo vicini al volto.
• Appoggia una webcam ad una distanza tale da poter mostrare almeno il mezzo busto.
• Muoviti nello spazio gesticolando con le mani.
• Se hai la possibilità, muoviti anche nella stanza.

Ciò significa che sui social, per esempio, è importante esporsi. Mostrare il proprio volto. Parlare. Raccontare il proprio punto di vista, i propri pensieri e le proprie sensazioni. In questo modo, le barriere di autodifesa che il nostro interlocutore innalza quando entra in contatto con noi, non rimarranno alte per molto. Acceleriamo il processo di fiducia comunicando con tutto quello che abbiamo a disposizione. Non faresti lo stesso offline? Quando incontri una persona nuova, quante cose valuti prima di darle fiducia?

Hai un negozio o un ufficio aperto al pubblico? Quando una persona varca la soglia d’entrata inizia subito a prenderti cura di lei.
Ricordo quando ero in cerca della cucina per la casa. Avremo girato 6 negozi di brand diversi. Ma alla fine la nostra scelta è stata fortemente influenzata dal punto vendita che meglio è riuscito ad esporsi con la presenza fisica di una persona che ci ha accolto con il sorriso, ci ha fatto delle domande e ci ha ascoltato. Ci ha accompagnato nella scelta ed è sempre stata presente anche con comunicazioni digitali attente e puntuali.
Questa è comunicazione integrata: la trasposizione autentica del negozio fisico anche sulle comunicazioni a distanza, per email per esempio.

Chi invece è rimasto alla propria scrivania senza preoccuparsi minimamente della nostra presenza fisica in negozio, cosa ci ha comunicato secondo te?

Lezione 2: Crea relazioni! Colpisce di più la persona del contenuto.

Ho fatto fatica a formulare questo concetto. Soprattutto in ambito formativo, io ritengo indispensabile, per l’ottimizzazione del mio tempo, che se decido di ascoltare una persona, investendoci magari del denaro, questa deve prima di tutto trasmettermi dei contenuti utili.

Poi però osservando la formazione a distanza del 2020 ho notato che chi è riuscito ad acquistare la fiducia delle persone ha saputo prima di tutto creare delle relazioni. Relazione autentiche anche se distanti, lontane, non tangibili.
Osservando così la mia esperienza ho notato che le collaborazioni nuove, nate quest'anno, si sono consolidate in presenza di un atteggiamento entusiastico, guidato dalla passione percepita anche solo dagli occhi o dalla voce

Prova a immaginare il momento in cui incontri e ti confronti con una nuova persona. Può avere tutti i contenuti migliori del mondo da proporti, ma se poi non tiene una postura aperta al dialogo e all’ascolto, oppure ti parla senza guardanti, o parla con le mani in tasca… Come reagisci?

Non basta avere qualcosa da dire per vendersi o per proporsi. Bisogna entrare in relazione con il nostro destinatario. È fondamentale trovare un punto di connessione per rompere il ghiaccio, per porsi allo stesso livello e per entrare in sintonia.

Creare ambienti caldi e accoglienti significa adottare una comunicazione coerente con la propria personalità di marca: sul sito internet, sui canali social presidiati, sulle comunicazioni istituzionali e anche all’interno del proprio negozio, nell’abbigliamento e nel tono di voce. Facendo attenzione a questi dettagli ti avvicinerai con rispetto e gentilezza al tuo interlocutore che è una persona reale in carne ed ossa sia in presenza, sia a distanza.

Nell’anno appena chiuso non abbiamo potuto utilizzare la prossemica come l’abbiamo sempre intesa nella quotidianità, non abbiamo potuto stringere mani, abbracciare persone e correggere gesti. Ma abbiamo avuto modo per ragionare e stilare le future azioni per assolvere alla mancanza di contatto diretto (in 5 anni di attività, ho attivato queste attività solo quest’anno. Quanto tempo perso, ahimè!):

• Apri un canale diretto di comunicazione con i tuoi clienti (ovviamente nel rispetto della normativa privacy).
• Sfrutta il database di contatti mail per comunicare i tuoi valori e i tuoi progetti futuri.
• Chiedi la collaborazione dei tuoi clienti alla creazione di contenuti.
• Chiedi le recensioni con un messaggio.

Ma soprattutto, dai del tu al tuo interlocutore! Chiamalo per nome! Personalizza il tuo messaggio!
È vero che parli a tutti, ma dietro allo schermo c’è una persona singola. C’è l’individuo che legge, apprende il tuo messaggio, lo metabolizza, e lo applica alla sua esperienza e al suo caso.
Se già non lo fai, nelle tue future newsletter utilizza i campi dinamici, chiamando il tuo lettore e la tua lettrice per nome. Capirà che ti stai rivolgendo proprio a lui e a lei, in quel preciso momento e per dargli quella specifica comunicazione.

Lezione 3: Sii regista di te stesso e di te stessa.

Ciò che è stato maggiormente apprezzato da chi ha seguito la mia formazione quest’anno è il non aver monopolizzato la comunicazione. Cioè ho sempre avuto la possibilità di dividere lo “schermo formativo” con un altro professionista o un'altra professionista. Con questo giochino il nostro pubblico non ha avuto tempo di annoiarsi, di addormentarsi o di abituarsi troppo ad una sola voce. Lo abbiamo tenuto sveglio e attento dall’inizio alla fine.

Da quest’esperienza ho compreso quanto pesa l’elemento dinamico per catturare e mantenere l’attenzione. Infatti, in un mondo oberato e saturo di informazioni possiamo fermare lo sguardo del nostro interlocutore se lo attiriamo con elementi che non si aspetta di trovare… o lo chiamiamo per nome, ovviamente (ma ne abbiamo già parlato ?).

Il social che ha spopolato quest’anno è stato TikTok con i suoi brevi video in movimento e dal ritmo sostenuto. Credi sia un caso? Ogni persona su TikTok è regista dei propri video. Crea, elabora, taglia, unisce, sovrappone per produrre un artefatto comunicativo composto da più elementi diversi.
Anche su Instagram le stories che funzionano meglio tengono incollate le persone dall’inizio alla fine, e sono composte da più elementi: testuali, visivi, interattivi, sonori…

Questa lezione in ottica di marketing e comunicazione integrata vale per tutti, per ogni attività, per ogni professionista, per ogni tipo di azienda, anche per lo studente. E non si limita solo alla creazione di un video o di una storia sui social.

La tua presenza online e offline è la somma di tanti touch point (si spera il più possibili gestiti da te e dal tuo team). Essi tracciano la strada che il tuo potenziale cliente può prendere per trovarti. Quindi, fa che tutti i touch point ti rappresentino e raccontino qualcosa di autentico di te, sia quelli fisici (insegna fuori dal negozio, pubblicità su una rivista, cartellonistica, ecc), sia quelli digitali (sito internet, social network, pubblicità sui motori di ricerca, ecc). Coordina tutti i punti di contatto che hai deciso di presidiare come un regista. Dovrai fare andare le cose nel modo corretto, in modo coerente e in linea con la tua personalità. Solo così potrai farti riconoscere e farti ricordare.

Prima di buttarti fai un’analisi interna di te ed esterna di ciò che ti circonda. Poi pianifica e coordina come un regista:

• Le tue competenze tecniche: quali strumenti sai utilizzare meglio per lo scopo che vuoi raggiungere?
• Le tue competenze trasversali: quali capacità personali puoi mettere in gioco al servizio della tua comunicazione?
• Le tue competenze organizzative: quali risorse hai e puoi mettere in campo per raggiungere i tuoi obiettivi?
• Le tue competenze digitali: cosa conosci meglio che puoi sfruttare fin da subito? O cosa puoi approfondire per potenziare la tua presenza?

Avevi mai pensato al tuo posizionamento online sotto questo punto di vista?
Io ammetto di avere ancora qualche difficoltà nella costruzione di una mia community su Instagram. Ci sono e non ci sono. Alle volte sparisco e altre ci sono troppo. Sto cercando un equilibrio.
Per il momento sono più costante qui, su Telegram e Linkedin.

Conclusioni

Se hai avuto modo di seguire qualche formazione a distanza nel 2020 avrai sicuramente provato le stesse paure mie. Io spero tu non abbia fatto i miei errori, anzi spero ne abbia fatti degli altri, così potrai interrogarti per migliorare le tue performance.

Se non hai avuto modo di seguire alcuna formazione online, spero di essere riuscita ad accompagnarti in questo viaggio e di non averti messo in situazioni di disagio. Iniziare dei nuovi progetti è sempre molto eccitante. Quindi, nonostante l’anno strano e bizzarro, mi sono divertita. Mi sono messa in gioco davanti alle telecamere. Ho capito che ce la posso fare. Ho recepito delle lezioni che ho decontestualizzato e mi hanno fatto fare un passo avanti.

Vieni sui miei canali social a raccontarmi quali lezioni ti porti tu nel 2021.